Thứ Ba, 3 tháng 3, 2020

Nhập môn Getting Things Done

Giới thiệu

Getting Things Done (GTD - Hoàn thành mọi việc) là một kỹ thuật quản lý thời gian chấn động thế giới khi được giới thiệu vào năm 2001. David Allen, cha đẻ của GTD, đã dành nhiều năm nghiên cứu và thực tiễn các phương pháp trong lĩnh vực hiệu suất làm việc. GTD vẫn tiếp tục được phổ biến cho đến tận bây giờ, và có một làn sóng người ủng hộ lớn trên toàn thế giới.

Nếu bạn chưa biết gì về GTD, bài này sẽ giới thiệu các nguyên lí căn bản. Còn nếu bạn pro rồi, thì bài này là cho bạn => https://blog.zenkit.com/how-to-set-up-gtd-in-zenkit-902fa6960f8, ngoài ra cũng có thể đọc thêm bài ứng dụng GTD với công cụ Trello => https://www.trello.vn/2018/toi-uu-hoa-nang-suat-cong-viec-voi-trello-va-gtd/.

Cá nhân tôi (chủ blog này) cũng đã tìm hiểu phương pháp này và áp dụng từ năm 2002 với công cụ hỗ trợ là Microsoft Outlook (trên máy tính), cho đến giờ thì "bẻ" nó ra để dùng được với Evernote lẫn Reminders trên iPhone.

GTD là gì?

Getting Things Done có thể làm được nhiều hơn là hoàn thành mọi việc. Đây là một cái khung dành cho việc sắp xếp và theo dõi công việc, để bạn có thể hoàn toàn tin tưởng 100% rằng mọi việc ở trong cái to-do list của bạn là những việc bạn cần phải làm.

GTD buộc bạn phải thêm cả bối cảnh cũng như cấu trúc vào từng nhiệm vụ - loại bỏ mọi thứ ở trong đầu vào một chỗ mà bạn có thể bắt đầu làm từng thứ một.

"Đầu bạn là để sáng tạo ra thêm các ý tưởng, không phải để chứa nó!" - David Allen

Cái khái niệm đằng sau GTD, đó là đầu của con người thì rất giỏi trong việc nghĩ ra ý tưởng mới, nhưng cũng rất giỏi trong việc quên chúng. Ví dụ, bạn phải mua quà sinh nhật cho mẹ vào tuần sau, nhưng não bạn, thay vì nhắc bạn việc đấy khi đi qua cái cửa hàng mà mẹ bạn thích, thì rốt cục chỉ để lại một cái cảm giác mơ hồ rằng hình như bạn phải mua một cái gì đấy cho một ai đấy, ai biết được?

Nếu dùng đúng cách, GTD là một hệ thống hoàn hảo giúp bạn biến những ý tưởng mơ hồ, bất thường, cảm hứng, những lúc cao hứng vào nửa đêm, và biến nó thành hành động. Ý tưởng ở đây, là bạn tin vào hệ thống mà mình tạo ra, và não sẽ ngừng theo dõi mọi thứ mà mình phải làm, nhờ đó mà giảm stress và cho mình thỏa thích sáng tạo và năng suất hơn. Ó-sầm thiệt, đúng hông?

GTD hoạt động như thế nào?

GTD dựa trên 1 loạt những cái list mà bạn sẽ dùng để sắp xếp mọi thứ nảy ra trong đầu. Để áp dụng được, bạn cần phải nắm bắt và xử lý mọi thông tin mà xuất hiện trong đời bạn theo 5 bước sau:

  1. Nắm bắt: Thu thập mọi thứ khiến bạn phải chú ý đến. Tất tần tật, từ email mà phải trả lời, cho đến những ý tưởng toẹt vời nảy ra khi đang tắm. Bạn có thể dùng sổ hoặc app, hoặc tự email cho mình làm một cái 'inbox'. Dù nó là việc cần làm, điều gì đó bạn thích, thứ phải nhớ ra để làm việc, VIẾT NÓ RA! Phải đảm bảo bạn luôn hoàn thành các mục to-do khác nhau thật thường xuyên.
  2. Làm rõ: Xử lý xem nó là cái gì. Tự hỏi mình liệu nó có 'làm-được-hay-không?', liệu mình có cần làm gì về nó không. Đây là một bước cực nhanh mà bạn cần làm thường xuyên. Ở dưới tôi sẽ chỉ cho bạn cách nhanh chóng giải quyết đống này bằng một sơ đồ quyết định cực kỳ đơn giản.
  3. Sắp xếp: Sắp xếp mọi thứ vào chỗ, quy củ và gọn gàng. Cất đi để tham khảo, thêm vào lịch, thêm vào app quản lí task, hoặc là vứt đi. Bạn cũng cần phải thêm cả 'bối cảnh' ở đây nữa. Tôi sẽ nói thêm ở phần dưới, nhưng về cơ bản thì, 'bối cảnh' là cách bạn gắn cách công việc với con người, nơi chốn, hoặc thứ mà bạn phải làm. 'Chỗ làm' và 'nhà' là các bối cảnh địa điểm hay dùng. 'Gọi điện' hoặc 'Email' là các bối cảnh hành động thường gặp.
  4. Tự đánh giá và kiểm điểm bản thân: Thường xuyên review những việc mình làm. Nhìn lại vào list - từng mỗi cái list một - và thay đổi chúng nó, nếu bạn cần. Review hàng tuần để dọn dẹp các list, giải tỏa đầu óc mình. Không review thường xuyên, đồng nghĩa với mọi việc chất đống, và cả cái hệ thống này sẽ thất bại một cách ngoạn mục luôn!
  5. Thực thi: Cứ làm việc thôi. Bước này thật ra là đơn giản nhất, một khi bạn đã set-up hệ thống của mình ổn thỏa! Nếu bạn thường xuyên hoàn thành 4 mục trước, thì bạn sẽ biết chắc chắn được 100% rằng những thứ ở trên to-do list của bạn là những thứ bạn cần phải làm để dần tiến đến mục tiêu bạn đã định.
Tiếp theo là các list của bạn: 'inbox', 'phải-làm-tiếp', 'chờ ...', 'dự án', và 'một-ngày-không-mưa-nào-đấy'. Những cái list này chính là xương sống của toàn bộ hệ thống GTD. Mỗi thứ cần sự chú ý của bạn sẽ ở trong mục 'inbox', rồi sau đó sẽ 'thẩm thấu' dần thông qua các bước làm rõsắp xếp. Cái cách bạn sắp xếp và sắp xếp những cái list này sẽ quyết định cái gì bạn phải làm, và cái gì thì không.

Nắm bắt - VIẾT HẾT NÓ RA!

Cái inbox là nói mọi thứ bắt đầu, là nơi mà bắt viết ra tất cả các ý nghĩ của mình. Nó như một cái inbox cho não vậy - emails, gọi điện thoại, một ý tưởng mà bạn nảy ra khi đi làm, ai đấy nhờ chăm con chó vào cuối tuần, ... M Ọ I T H Ứ ! Có người mang một quyển sổ nhỏ để ghi lại, trong khi một số người khác thì dùng app hoặc các thiết bị ghi âm. Bạn dùng gì, có bao nhiêu phương pháp để ghi chép lại, không quan trọng (bạn có thể có nhiều hơn một cái inbox list). Cái quan trọng nhất, là bạn có một nơi để 'xả' hết mọi ý nghĩ trong đầu khi nảy ra ý tưởng, dù bạn ở bất kỳ đâu.

Khi bạn bắt đầu sử dụng GTD, bạn nên có một buổi 'brain-dump' cho mọi thứ bạn đang có trong đầu hoặc rải rác đâu đấy xung quanh cuộc sống bạn. Hãy viết xuống mọi thứ bạn cần làm, hoặc muốn làm, bất kỳ thứ gì, miễn là nó ở trong đầu trong mấy ngày, hoặc thậm chí mấy tuần vừa rồi. Nói theo 'ngôn ngữ GTD', thì đây gọi là các 'vòng lặp mở'. Chúng là những thứ mà cứ luẩn quẩn trong đầu, những thứ bật ra trong đầu khi bạn không ngủ được vào lúc bốn-giờ-sáng, những thứ làm bạn khó chịu khi nghĩ lại (like that chip in the paint). Đây là cơ hội để bạn có thể cắt đứt cái vòng lặp đấy và không cho chúng luẩn quẩn trong đầu nữa.

Hãy nhớ, phải đưa mọi thứ vào inbox của mình!

Làm rõ và sắp xếp - xử lí inbox của bạn

Đây là mấu chốt khiến cho cả hệ thống này hiệu quả. Sau khi bạn đã viết hết mọi thứ rồi, tiếp theo, phải xử lí chúng. Đây là lúc mà bạn lấy tất tần tật những thứ gì bạn đã ghi chép lại, sau đó phải làm rõ và sắp xếp lại hết. Sẽ mất một lúc lâu để phân loại hết mọi thứ bạn đã thêm vào cái list sau lần 'brain dump' đầu tiên, nhưng một khi đã xong rồi thì mọi thứ cứ tự nhiên mà diễn ra thôi. Bạn xử lí chỗ thông tin này càng nhiều, thì càng nhàn.

Thế thì làm thế nào để có thể phân loại được hết đây? Ờ thì, đây là một cái sơ đồ cực-kỳ-dễ-hiểu để giúp bạn đây



Bạn xử lí từng mục trong phần inbox của mình bằng cách tự hỏi mình một số câu hỏi như sau:
  • Nó có làm được không?
  • Liệu chỉ có mất một bước để làm không?
  • Liệu sẽ tốn mất 2 phút của đời bạn để làm nó chứ?
  • Nên là tôi làm, hay là đưa cho người khác làm?
  • Có cần phải hoàn thành trước 1 cái dead-line nào đấy hay không?

Thế thôi! Cách bạn trả lời sẽ quyết định bạn sẽ đưa mục bạn đang sắp xếp vào list nào. Nếu không có trong một cái list nào, hoặc là làm luôn, lưu trữ lại, hoặc vứt đi.

Có làm được không?

Đây là câu hỏi, liệu bạn có cần phải làm gì để đưa mục này khỏi list hay không. Nếu như không làm được, thì đưa nó vào một trong 3 nơi sau: thùng rác, tham khảo, hoặc 'một-ngày-không-mưa'. Những thứ không đáng công sức để giải quyết hoặc không cần phải chú ý đều sẽ bị loại bỏ hết. Những thứ hữu ích, hoặc có thông tin, mà không cần bất kỳ hành động nào (như một thực đơn nấu ăn nào đấy phải lưu lại, hoặc một bài viết giàu thông tin mà có lẽ bạn sẽ cần đọc sau), thì sẽ được lưu trữ lại ở list 'tham khảo'. Cuối cùng thì, nếu một-ngày-không-mưa nào đấy bạn cần phải làm một điều gì đấy, nhưng không phải bây giờ, thì sẽ được thêm vào list 'một-ngày-không-mưa'. Đây là những thứ bạn muốn nhớ, nhưng không nên chất đống lại ở trong list 'phải-làm-tiếp' của bạn. Những thứ kiểu 'học tiếng Nhật' hoặc 'viết sách' sẽ vào đây.

Liệu có tốn nhiều hơn một bước để làm không?

Trong hệ thống GTD, một 'dự án' được định nghĩa là bất kỳ điều gì mà lúc thực hiện cần nhiều hơn một bước. Khi cái list 'inbox' của bạn chứa nhiều công việc có liên quan đến nhau, hãy tạo một cái 'dự án' để quản lí chúng. Thêm tiêu đề, đưa vào list 'dự án' rồi chọn một bước trong cái dự án đó, thêm vào list 'phải-làm-tiếp'.

Sẽ mất bao lâu để hoàn thành?

Nếu bạn có thể làm xong một việc nào đó dưới 2 phút, làm luôn! Ý tưởng ở đây, là nếu bạn có thể làm nhanh, thì sẽ khá là tốn thời gian thêm nó vào list rồi lại phân loại tiếp. Forward một cái email cho đồng nghiệp, hay gửi một cái meme mòe đáng yêu cho mẹ, đây là những cái việc như thế.
Nhưng nếu phải mất nhiều hơn là 2 phút để làm, thì bạn phải xác định xem bạn có tự làm hay không, hay là liên quan đến một người khác.

Ai đấy khác làm được không?

Nếu bạn có thể dễ dàng giao việc này cho một người khác, hãy làm vậy. Nếu bạn cần phải nhắc nhở để theo dõi một cái gì đấy, hoặc một ai đấy, thì cần phải đưa vào list 'chờ...'. Những việc ở trong list này là những thứ bạn phải để trống ra vì một lí do nào đấy - trả lời mail từ đồng nghiệp, hoặc đợi chuyển phát hàng chẳng hạn. Phải luôn ghi chú thời gian mà bạn thêm các mục ở list này để có thể theo dõi kịp thời.

Nếu không chuyển giao cho ai khác làm được, thì hoặc phải ghi vào lịch, hoặc đưa vào list 'phải-làm-tiếp', tốt nhất là thêm 1 cái tag bối cảnh.

Liệu có phải hoàn thành trước dead-line nào đó không?

Nếu một việc phải xong trước một thời điểm nào đấy, thì phải thêm vào lịch. Cái này gồm những thứ như lịch khám nha sĩ, đi họp, các chuyến bay. Đừng thêm mọi thứ mà bạn muốn làm xong vào một hôm nào đấy, mà chỉ có những thứ bạn phải xong thôi. Việc chỉ có những thứ phải làm trong lịch của bạn sẽ khiến mọi thứ rõ ràng hơn, hữu dụng hơn khi chỉ thấy những thứ bạn phải làm trong một ngày nhất định.

Nếu có thứ mà bạn phải làm, nhưng không có deadline rõ ràng, hãy đưa nó vào list 'phải-làm-tiếp'. Cái list này gồm những thứ mà phải xong càng sớm càng tốt. Mọi thứ trong list này đều cần các hành động trực tiếp và nhìn thấy được - 'viết email cho John đặt chỗ pạrty' thì sẽ tốt hơn là 'lên kế hoạch pạrty'. Đây là quy tắc quan trọng nhất của GTD (chi tiết hơn thì có thể đọc ở đây => https://blog.zenkit.com/mastering-the-most-important-step-in-gtd-b572a72c71).

Viết mọi thứ thật rõ ràng, rành mạch, cụ thể khiến cho việc tiến hành dễ dàng hơn rất nhiều. Một cái tag bối cảnh sẽ nhắc bạn về địa điểm, công cụ và/hoặc bạn cần ai giúp để hoàn thành công việc. Một vài cái ví dụ cho cái tag này gồm có 'đi shopping', 'đi làm', 'với bọn trẻ', 'điện thoại', hoặc 'máy tính'. Những bối cảnh khác mà bạn có thể dùng là thời gian mà bạn còn lại, còn bao nhiêu sức, hoặc đây là công việc quan trọng đến mức như thế nào.

Nếu bạn có thể xem được list các việc phải làm tiếp theo được sắp xếp theo từng bối cảnh, thì bạn có thể rất dễ dàng check những mục to-do 'ở nhà' hoặc 'đi mua sắm' khi bạn đang làm những việc đó.

Tự đánh giáthực hiện hàng tuần

Một trong những việc quan trọng nhất, là phải tự đánh giá, review lại từng list hàng tuần. David Allen có viết ở trong sách rằng việc review hàng tuần là một 'yếu tố quan trọng để thành công'. Vì sao? Đơn giản thôi: bạn càng dồn mọi thứ vào inbox bao nhiêu, thì giải quyết cái đống đấy càng mệt mỏi bấy nhiêu. Xử lí 15 thứ thì đương nhiên là dễ hơn 50 hay 500 thứ mà!

Thường xuyên xem lại các list của bạn là yếu tố thành bại của hệ thống GTD. Nếu không làm, thì hệ thống này thất bại. Bạn sẽ bắt đầu quên thêm vào list 'phải-làm-tiếp', hoặc quên loại bỏ một thứ không nên có mặt trong đấy.

Có một vài thứ cần nhớ khi review nè:
  • Mỗi một dự án đều cần có các công việc trong list 'phải-làm-tiếp'.
  • Mỗi một mục trong list 'phải-làm-tiếp' nên là một thứ bạn muốn làm trong tuần tiếp theo. Nếu không, bỏ nó sang list 'một-ngày-không-mưa', hoặc bỏ nó đi!
  • Nếu cần thiết, bạn có thể đưa các thứ ở list 'một-ngày-không-mưa' sang list 'phải-làm-tiếp'. Yay!

Thực thi - làm hết mọi thứ!

Phew! Hệ thống set-up xong rồi, bạn càng ngày càng thoải mái hơn với việc xử lý cái 'inbox' của bạn, rồi bắt đầu hoàn thành từng thứ một như một pờ-rồ vậy! Ó-sầm! Hãy cứ tận hưởng sự bình yên cho tâm trí mình khi bạn có được 100% tự tin rằng to-do list của mình chỉ bao gồm những gì mà mình cần thôi.
Chia sẻ: